EXIM associate

Key Responsibilities

1. End‑to‑End Logistics Coordination

● Coordinate movement of medicines from source to destination

● Track shipments, deliveries, and transportation status

● Liaise with transport vendors, carriers, CHAs, and internal teams for seamless  execution

● Plan and schedule logistics to meet delivery timelines

2. Documentation & Compliance

● Prepare and manage logistics documentation including invoices, bills of lading,  airway bills, shipping bills, etc.

● Ensure all documents are compliant with regulatory requirements for pharma  goods

● Maintain accurate records and support audit readiness

3. Inventory & Supply Chain Support

● Coordinate with warehouse, procurement, QA/QC, and production teams

● Monitor inventory movement and report discrepancies

● Support demand forecasting and logistics planning

4. Vendor & Carrier Coordination

● Communicate with transport vendors, freight forwarders, and clearing agents

● Negotiate freight rates and delivery schedules

● Ensure cost‑efficient logistics operations  

5. Tracking & Reporting

● Track transit status and resolve issues such as delayed shipments or  discrepancies

● Provide regular updates and MIS reports on logistics activities, costs, and  timelines

● Support system updates in logistics software

Requirements

Required Skills & Competencies

● Knowledge of logistics processes, documentation, and regulatory compliance

● Cold Chain Packaging (beneficial)

● Strong communication and coordination skills

● Ability to handle multitasking and problem‑solving in a dynamic supply chain

● Attention to detail and commitment to compliance standards  

Preferred Experience

● Experience in pharmaceutical logistics, export/import, or  temperature‑controlled supply chain  
● Understanding of customs clearance, export documentation, and international  trade processes (if relevant)  

Qualifications

● Diploma / Bachelor's degree in Logistics, Supply Chain, Pharma, Commerce, or  related discipline  
● 2–5 years of relevant industry experience (pharma / logistics / supply chain)